Die kurze Antwort: Ein Kontaktformular hat zwei Spam-Probleme. Bots füllen es mit Werbung aus, dagegen helfen unsichtbare Fallen und eine Zeitprüfung. Außerdem landen die Mails mit echten Anfragen im Spamordner oder kommen gar nicht an, wenn der Webserver sie ohne ordentliche Absender-Kennung verschickt. Dagegen hilft der Versand über das Postfach Ihrer Domain mit sauberen Einträgen für SPF und DKIM.
Ein Formular, das keine Anfragen mehr liefert, fällt lange nicht auf. Es gibt keine Fehlermeldung, die Website sieht normal aus, nur das Telefon klingelt seltener. Bei Überprüfungen stoßen wir immer wieder auf Formulare, deren Mails seit Wochen im Spamordner liegen.
Problem eins: Bots füllen das Formular aus
Automatische Programme durchsuchen das Netz nach Formularen und schicken Werbung, Links oder Unsinn. Das ist lästig. Auf Dauer kann es auch dazu führen, dass Ihr Postfach die Formular-Mails selbst als Spam einsortiert.
Am unauffälligsten sind unsichtbare Fallen, sogenannte Honeypots. Das sind Felder, die Menschen nicht sehen, Bots aber ausfüllen. Ist so ein Feld gefüllt, wird die Nachricht verworfen. Dazu kommt eine Zeitprüfung, denn ein Mensch braucht länger als eine Sekunde zum Ausfüllen. Bei unseren eigenen Formularen arbeiten zwei solcher Fallen und eine Prüfung per Skript zusammen, Besucher merken davon nichts.
Bilderrätsel und ähnliche Abfragen helfen ebenfalls, kosten aber Nutzer. Manche dieser Dienste laden außerdem Inhalte von fremden Servern und gehören dann in die Cookie-Einwilligung. Sinnvoll sind sie erst, wenn die unsichtbaren Fallen nicht mehr reichen.
Problem zwei: Echte Anfragen landen im Spam
Das ist das teurere Problem. Viele Formulare verschicken ihre Mails direkt vom Webserver, mit einer Absenderadresse, zu der der Server gar nicht gehört. Für das empfangende Postfach sieht das aus wie eine gefälschte Mail. Sie landet im Spamordner oder wird stillschweigend abgewiesen. Eine Fehlermeldung bekommt dabei niemand zu sehen, weder Sie noch der Kunde.
So beheben Sie das:
- Das Formular verschickt über das echte Postfach Ihrer Domain, per SMTP, statt über den Webserver.
- Ein SPF-Eintrag im DNS legt fest, welche Server Mails im Namen Ihrer Domain senden dürfen.
- Eine DKIM-Signatur bestätigt, dass die Mail unterwegs nicht verändert wurde.
- Ein DMARC-Eintrag bestimmt, was mit Mails passiert, die diese Prüfungen nicht bestehen.
Wichtig ist auch das Antwortfeld. Die Adresse des Anfragenden gehört dorthin, nicht in den Absender. So antworten Sie mit einem Klick, und als Absender steht weiterhin Ihre eigene Domain.
Anfragen zusätzlich auf der Website speichern
Selbst ein gut eingerichtetes Formular kann eine Mail verlieren, etwa wenn ein Postfach voll ist. Deshalb lassen wir Anfragen zusätzlich auf der Website speichern. Geht eine Mail verloren, steht die Anfrage trotzdem im Verwaltungsbereich. Das gehört dann in die Datenschutzerklärung, und alte Anfragen werden regelmäßig gelöscht. Wir sind Webdesigner, keine Anwälte. Wie lange Sie Anfragen aufbewahren dürfen, klärt im Zweifel ein Anwalt.
Prüfen Sie auch, an welche Adresse das Formular sendet. Nach einem Personalwechsel landen Anfragen manchmal noch im Postfach von jemandem, der längst nicht mehr im Betrieb arbeitet. Eine allgemeine Adresse wie info@ ist dafür die robustere Wahl.
Was ein gutes Formular sonst noch braucht
Wenige Felder. Name, eine Möglichkeit zur Rückmeldung und ein Feld für die Nachricht reichen für die erste Anfrage. Jedes zusätzliche Pflichtfeld hält Menschen davon ab, das Formular abzuschicken.
Einen klaren Hinweis auf den Datenschutz mit Link zur Datenschutzerklärung. Und eine Bestätigung nach dem Absenden, auf der Seite selbst oder auf einer eigenen Danke-Seite, damit der Besucher weiß, dass seine Nachricht angekommen ist.
Vorsicht mit automatischen Bestätigungsmails an den Absender. Bots können fremde Adressen ins Formular eintragen und Ihre Domain so zum Versand von Werbung missbrauchen. Wer eine solche Bestätigung verschickt, braucht einen besonders guten Schutz gegen Bots.
Einmal im Monat testen
Füllen Sie Ihr Formular regelmäßig selbst aus, von einer Adresse außerhalb Ihres Betriebs, etwa einem privaten Postfach. Kommt die Mail an? Im Posteingang oder im Spam? Stimmen Absender und Antwortadresse? Der Test dauert fünf Minuten und deckt Fehler auf, die sonst niemand bemerkt.
Testen Sie außerdem nach jedem größeren Update und nach einem Umzug der Website. Gerade dann geht erfahrungsgemäß öfter etwas kaputt.
Was Sie jetzt tun können
Machen Sie den Test noch heute. Kommt die Mail nicht an oder landet sie im Spam, liegt es meist am Versandweg und an fehlenden Einträgen im DNS. Welche Prüfungen zu einer laufenden Betreuung gehören, lesen Sie auf unserer Seite zur Website-Wartung. Wenn Sie wissen möchten, ob bei Ihnen alles ankommt, sehen wir uns Ihr Formular im kostenlosen Erstgespräch an.
Häufige Fragen zum Kontaktformular
Reicht ein Captcha gegen Spam?
Gegen Bots hilft es. Gegen das Problem, dass echte Anfragen im Spam landen, hilft es nicht, dafür sind Versandweg und DNS-Einträge zuständig.
Warum landet die Mail aus meinem eigenen Formular im Spam?
Meist, weil der Webserver sie mit einer Absenderadresse verschickt, für die er nicht berechtigt ist. Der Versand über das Postfach Ihrer Domain mit SPF und DKIM behebt das.
Muss ich Formularanfragen speichern?
Eine Pflicht gibt es nicht, es schützt aber vor verlorenen Mails. Wer speichert, nennt das in der Datenschutzerklärung und löscht alte Anfragen regelmäßig.
Was ist SPF?
Ein Eintrag im DNS Ihrer Domain, der festlegt, welche Server Mails in Ihrem Namen verschicken dürfen. Empfangende Postfächer prüfen ihn bei jeder eingehenden Mail.
